व्हाट इज फ्रंट ऑफिस डिपार्टमेंट?
फ्रंट ऑफिस डिपार्टमेंट क्या होता है
फ्रंट ऑफिस होटल में एक डिपार्टमेंट/ एक बिभाग होता है जो किसी भी होटल उद्योग, रिसॉर्ट्स या क्लब रेस्टोरेंट में सबसे पहले सामने ही दिखता हैं जहा पर गेस्ट जा कर पूछताछ या कोई भी जानकारी चाहिए होती हैं वो सब वही पर प्रदान की जाती हैं। इसको रिसेप्शन के नाम से भी जाना जाता हैं। यहाँ पर नौकरी कर रहे कर्मचारी का काम होता हैं की गेस्ट को अच्छा से अच्छा सर्विस सेवा प्रदान करना और हमेशा गेस्ट के साथ मुस्कुराते हुए बहुत प्यार के साथ बात करना / संचार करना होता हैं और गेस्ट को भरपूर सहयोग देना होता हैं।
होटल बुकिंग कैसे करते हैं?
होटल दो तरह से बुक कर सकते हैं एक हैं।
१ - ऑनलाइन (OTA)
२ - ऑफलाइन (SELF BOKING)
१ - होटल ऑनलाइन बुकिंग करने के लिए आप सीधे वेबसाइट या अप्प्स के द्वारा कर सकते हैं जिसको OTA भी कहा जाता हैं।
जैसे - MakeMyTrip | Agoda | Yatra | OYORooms | Hotels.com | Cleartrip ये सब OTA में आता हैं। आप को किसी वेबसाइट या एप्प्स पर अच्छा खासा डिस्काउंट भी मिल जाता है या आप किसी बाउचर का प्रयोग कर के अच्छा खासा डिस्काउंट ले सकते हैं।
२ - दूसरा हैं ऑफलाइन, ऑफलाइन में आप को होटल पर जा कर खुद बुक करना होता हैं। जिसको सेल्फ बुकिंग कहते हैं।
आवश्यक शर्तें
रिसेप्शन पर काम करने के लिए अच्छे संचार और अच्छे जूनून की जरुरत होती हैं।
अगर सरल भाषा में समझना चाहे तो रिसेप्शन में काम करने के लिए जो कौशल चाहिए वो इस प्रकार हैं -
१ - खूबसूरत दिखना चाहिए
२ - इंग्लिश में बात करना आना चाहिए
३ - कम्प्यूटर ज्ञान होना चाहिए
४ - होटल मैनेजमेंट होना चाहिए
५ - दिमाग तेज होना चाहिए
6 - समय प्रबंधन
फ्रंट ऑफिस डिपार्टमेंट की जिम्मेदारी
- गेस्ट डेटाबेस बनाना
- गेस्ट खाते संभालना
- गेस्ट के साथ तालमेल
- गेस्ट सेवा प्रदान करना
- गेस्ट की संतुष्टि सुनिश्चित करना
- पीबीएक्स(BPX)के माध्यम से रूम में संचार को संभालना
पीबीएक्स क्या होता हैं
एक पीबीएक्स (निजी शाखा विनिमय) प्रणाली एक संगठन को इनकमिंग और आउटगोइंग फोन कॉल का प्रबंधन करने की अनुमति देती है, साथ ही आंतरिक संचार भी। एक पीबीएक्स हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर दोनों से बना होता है जो टेलीफोन एडेप्टर, हब, स्विच, राउटर और टेलीफोन सेट जैसे संचार उपकरणों से जुड़ता है।
फ्रंट ऑफिस संचालन (फ्रंट ऑफिस ऑपरेशन्स )
फ्रंट ऑफिस संचालन की दो श्रेणियां हैं -
१- फ्रंट हाउस ऑपरेशन
२- बैक-हाउस ऑपरेशन
ये ऑपरेशन होटल के गेस्ट को दिखाई देते हैं। गेस्ट इन कार्यों में बातचीत कर सकते हैं और देख सकते हैं, इसलिए, नाम-फ्रंट-हाउस संचालन हैं । ये कार्य कुछ कुछ इस प्रकार हैं -
- रूम के लिए अनुरोध को संभालने के लिए गेस्ट के साथ बातचीत।
- रूम की उपलब्धता की जाँच करना और उसे गेस्ट को देना / सौंपना।
- गेस्ट पंजीकरण के दौरान विस्तृत जानकारी एकत्र करना।
- एफओ सिस्टम में गेस्ट अकाउंट बनाना।
- गेस्ट को रूम कुंजी जारी करना।
- चेक-आउट के समय गेस्ट भुगतान निपटाना।
फ्रंट ऑफिस के कर्मचारी गेस्ट की अनुपस्थिति में या जब गेस्ट की भागीदारी की आवश्यकता नहीं होती है, तब ये ऑपरेशन करते हैं। इन कार्यों में इस तरह की गतिविधियाँ शामिल हैं।
- डेटाबेस की जाँच करके गेस्ट के प्रकार (ताज़ा / दोहराना) का निर्धारण करना।
- सेवा को व्यक्तिगत स्पर्श देने के लिए गेस्ट की प्राथमिकताएँ सुनिश्चित करना।
- एफओ सिस्टम के साथ गेस्ट का खाता बनाए रखना
- गेस्ट का बिल तैयार करना
- गेस्ट बिलों की शेष राशि एकत्र करना।
- रिपोर्ट तैयार करना।
गेस्ट के आगमन की प्रक्रिया में गेस्ट की चेकिन करना और गेस्ट को उनके कमरे की चाबी देना शामिल है। गेस्ट आगमन प्रक्रियाओं में गेस्ट के लिए सामान लाना भी शामिल हो सकता है।
इसे और आसान भाषा में समझे हैं -
मान लीजिये एक गेस्ट ने ऑनलाइन से बुकिंग कर के आया हैं तो सबसे पहले गेस्ट को पुरे सम्मान और मुस्कुराते हुए गेस्ट को नमस्कार या गुड मॉर्निंग / गुड आफ्टरनून /गुड इवनिंग के साथ सम्मान करेंगे उसके बाद गेस्ट से विनम्र भाव से पूछेंगे सर किस नाम से बुकिंग हैं फिर सिस्टम में देख कर गेस्ट से गेस्ट रजिस्ट्रेशन कार्ड में गेस्ट का पूरा विवरण लेंगे और गेस्ट का परिचय पत्र ले कर गेस्ट को रूम का चाभी देंगे और गेस्ट के रूम पैकेज में क्या - क्या शामिल हैं उसे पूरी जानकारी देंगे। उसके बाद सिस्टम में चेकिन करेंगे।
जीआरसी (गेस्ट रजिस्ट्रेशन कार्ड ) गेस्ट पंजीकरण कार्ड (GRC)क्या होता हैं।
रूम ऑक्यूपेंसी
रूम ऑक्यूपेंसी क्या होती हैं
मानलीजिए एक होटल में १० रूम लगा हैं और १० रूम में २५ गेस्ट हैं तो उस होटल की आक्यूपेंसी २५ होगी।
डिपार्चर - प्रस्थान
गेस्ट प्रस्थान के दौरान, फ्रंट ऑफिस अकाउंटिंग सिस्टम प्रदान की गई वस्तुओं और सेवाओं के लिए भुगतान सुनिश्चित करता है। यदि गेस्ट का बिल पूरी तरह से भुगतान नहीं किया जाता है, तो शेष राशि को गेस्ट से गैर-गेस्ट रिकॉर्ड में स्थानांतरित कर दिया जाता है। जब ऐसा होता है, तो संग्रह बैक ऑफिस अकाउंटिंग डिवीजन की जिम्मेदारी बन जाता है।
गेस्ट प्रस्थान के समय, फ्रंट ऑफिस के कर्मचारियों ने सामान को संभालने के लिए सेवा देने और व्यवस्था करने का अवसर देने के लिए गेस्ट का धन्यवाद किया जाता हैं । इसके अलावा, यदि गेस्ट को हवाई अड्डे या अन्य ड्रॉप सेवा की आवश्यकता होती है, तो फ्रंट ऑफिस की बेल डेस्क इसे पूरा करती है।
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